Билль о Правах на Совещании

Марина Алекс
Business Agility Coach
10.07.2018 244 просм.

«Что за ужасное совещание! Пустая трата времени!»

Как часто вам приходила в голову эта мысль? Разве не был бы ваш день более продуктивным без этой встречи, на которой вы только зря потратили время? Со всем этим неадекватным поведением в переговорной? 

Эти мучительные мысли вдохновили многих руководителей на изменение подхода к ежедневным совещаниям и встречам. Общаетесь ли вы лицом к лицу с большой группой или присоединились к веб-конференции небольшой команды, процесс принесет вам гораздо больше ценности, если вы решитесь качественно трансформировать культуру своих встреч с помощью правил, которые мы называем – «Билль о правах на совещании».

Сколько из перечисленных ошибок вы отметили во время вашей последней встречи?

  • Не начали вовремя
  • Ключевые люди отсутствуют
  • Нет четкой цели
  • Нет повестки дня
  • Вовлечены далеко не все участники
  • Обсуждали одно и то же, много раз
  • Основные вопросы так и не рассмотрели
  • Не приняли никаких решений
  • Не определи, какими будут дальнейшие шаги
  • Встреча не стоила потраченного времени.

На неудачные совещания уходит очень много времени и  ресурсов. Они приводят к тому, что люди теряют интерес, энергию и желание встречаться. Что еще хуже – неудачные совещания обычно заканчиваются неудачными решениями - решениями, которые плохо продуманы, не содержат ничего нового или инновационного, и имеют мало шансов быть принятыми и успешно внедренными сотрудниками компании. Так как же изменить такое положение дел, нужна ли для этого революция?

Мы начинаем революцию: Установите правила встречи!

Основной движущей силой при изменении процесса встреч и совещаний является установка и гарантия участникам соблюдения определенных правил. Цель установки таких правил – это вдохновлять каждого в компании поднимать совещания на новый уровень, совершенствовать совещательные процессы и укоренять мысль, что проводить плохие совещания неприемлемо.

Ниже мы приводим сокращенный вариант 10ти Прав на совещании, взятых из книги наших прекрасных коллег из Leadership Strategies -The Secrets to Masterful Meetings , которые мы рекомендуем вам адаптировать под культуру вашей организации и использовать каждый день:

 «Билль о Правах на Совещании»

Уведомление о собрании

Вы имеете право быть проинформированным о цели, ожидаемых результатах, и предлагаемой повестке  заседания, в устной или письменной форме, по крайней мере, за двадцать четыре часа до начала заседания.

Своевременное начало

Вы имеете право присутствовать на заседаниях, которые начинаются вовремя.

Нужные люди.

Вы имеете право знать все основные точки зрения ключевых людей на обсуждаемый вопрос, которые имеют решающее значение для принятия решения на совещании.

Нужная информация.

Вы имеете право получить всю информацию, необходимую для принятия решения на совещании

Правила работы.

Вы имеете право знать о существующих и согласованных правилах встречи, которые приняты и  уважаются всеми на заседании.

 Сфокусированное обсуждение.

Вы имеете право находиться на встречах, на которых все придерживаются заявленной темы обсуждения.

Возможно вклада.

У Вас есть право внести свой вклад и предоставить альтернативные точки зрения по обсуждаемому на встрече вопросу, до окончательного принятия решения.

Итоги встречи.

Вы имеете право услышать итоги встречи, а именно, (а) решения, принятые в ходе совещания, (б) шаги, которые должны быть приняты по итогам встречи (+когда и кем), и (в) все нерешенные  и важные вопросы, которые должны быть обсуждены на следующей встрече.

Своевременное окончание.

Вы имеете право на уважение своего времени, путем окончания встреч вовремя или до запланированного времени окончания.

Никакого возмущения.

Вы имеете право придерживаться и следовать своим правам на совещании, не опасаясь  возмущения, негативных реакций или других последствий.

Когда вы в следующий раз поймаете себя на мысли «О Боже! Какое жуткое совещание!», помните, что мы получаем то, чему позволяем случиться. Просто оглянитесь вокруг себя и подумайте о том,  сколько драгоценного времени и ресурсов вашей компании  тратятся впустую каждый рабочий день.

Когда вы поймете, что с вас хватит, начните принимать меры. Вы можете поднимать уровень совещаний разными способами. Например, внедряя «Билль о Правах на Совещании» в своей управленческой команде. А также, поощряйте других к обучению и развитию в области управленческой коммуникации, навыков проведения совещаний и фасилитации эффективных встреч.

Ваша компания будет благодарна вам за это!

Желаем вам успехов!

Опубликовано с использованием материалов от Michael Wilkinson, CMF   

Что такое Коучинг?
Что такое Коучинг?
17.06.2018 277 15 коммент.
Мы живем в эпоху перемен, когда скорость изменения потока информации, технологий, инноваци...
Марина Алекс
Business Agility Coach
Читать дальше