Как часто проводить годовое ретро? - Можно проводить в конце или в начале года.
Сколько понадобится времени? 6-8 часов.
Подготовка.
Нужно:
- предупредить участников о цели ретроспективы заранее
- утвердить с руководителем (заказчиком) цель и ожидаемый наилучший результат
- нарисовать и подготовить флипчарты, распечатать сценарий, купить все необходимое
А именно:
1. Стикеры зеленого, желтого, розового цвета
2. Листы флипчарта в клетку
3. Маркеры
4. Бумажный скотч
5. Фуршет, шампанское, если хотите отметить успешную ретроспективу! Или, например, Новый год!
Итак, поделим ретроспективу на части:
Часть No1. Начало ретроспективы + сбор ожиданий.
Любое мероприятие начинается с рассказа!
Ведущий рассказывает: что такое годовая ретроспектива, зачем она нужна команде, какое расписание ожидает команду на день.
В первой части необходимо «разговорить» людей, для этого попросите объединить участников в тройки и обсудить 3 вопроса:
- В чем важность ретроспективы для организации?
- В чем важность события?
- Какие нам нужны правила на сегодня?
Правила попросите зафиксировать на стикерах. 10 минут на обсуждение. От каждой тройки попросите выйти 1 человека и презентовать ответы своей мини-команды.
Стикеры с правилами необходимо повесить на видное место. Попросите расписаться в воздухе всех участников и подтвердить свое согласие с созданными правилами!
Таким образом, вы вместе с участниками зафиксировали на флипчарте цель ретроспективы и конечный результат.
Начало положено!
Часть No2.
Переходим к созданию линии времени «Вспомнить все» (см. фотографии).
Дается 20 минут. Работа индивидуальная, по желанию можно разойтись по разным кабинетам. Главное чтобы было комфортно.
Попросите участников вспомнить максимально все,что происходило с ними в компании за год.
Теперь каждому участнику предстоит: негативные моменты написать на красных стикерах, нейтральные - на желтых, позитивные воспоминания - на зеленых. К каждому воспоминанию, по возможности, добавить месяц (когда это происходило). Так их будет легче размещать на «линии времени».
Все воспоминания касаются работы (команды, компании, клиентов, себя лично).
Через 20 минут, когда участники вернутся, спросите: есть ли те, кто не готов выходить к линии времени и самостоятельно озвучивать свои стикеры? Дайте возможность сотрудникам, которые не готовы выступать публично, отдать вам стикеры и вы расположите их сами, а потом озвучите. Но не забудьте сперва перемешать полученные стикеры. Ваша задача сделать мероприятие комфортным и безопасным для всех участников!
Теперь, спустя 20 минут, каждый (кто не захотел отдавать ведущему) выходит, озвучивает свои стикеры и прикрепляет их на «линию времени», другим комментировать нельзя, все внимательно слушают. Здесь действует правило одного микрофона!
Зеленые стикеры располагаются в верхней части «линии времени», нейтральные - посередине и розовые (или красные) стикеры - внизу.
Мнение каждого сотрудника важно. Не давайте комментировать или смеяться другим участникам. Не забывайте, что от работы ведущего зависит успех ретроспективы!
После того, как все высказались, дайте задание: вспомнить финансовые показатели (это для команд продаж, маркетинга или малого бизнеса, если состав вашей команды другой, переходите к рефлексии).
Часть No3. Финансовые показатели.
Формируем 2 команды. И вспоминаем план и факт выполнения продаж компании по месяцам в течение всего года.
Первое полугодие выписывает - одна команда, второе полугодие - вторая команда.
Теперь распределяем стикеры с цифрами на «линии времени»:
цифры с плановыми показателями пишем на желтых стикерах, цифры-показатели с фактом выполнения плана продаж – на зеленых (если выполнили), и на красных (если не выполнили). Все стикеры располагаем по каждому месяцу на линии времени.
Финал первой части ретроспективы:
Групповой коучинг.
Попросите команду подойти к «линии времени», перечитать все стикеры и зафиксировать свои мысли, чувства и инсайты.
Обсудите их всей командой!
Важно, чтобы каждый высказал свое мнение.
Здесь происходит рефлексия команды, обсуждение, вопросы.
После этого обязательно час перерыв. Мозг должен отдохнуть минимум час.
ОБЕД – 1 час
Вторая важная часть ретроспективы называется «Поиск золота».
Развешиваем заранее подготовленные 5 флипчартов(см.фотографии), с ключевыми вопросами:
1. Что сработало хорошо в этом году и мы не хотим это забыть?
2. Чему мы научились?
3. Что мы должны сделать по-другому в следующем году?
4. Что нас по-прежнему озадачивает?
5. Что мы должны обсудить более подробно?
Берем 1 квартал на «линии времени», обсуждаем с командой и заполняем все 5 флипчартов (отвечаем на вопросы), потом 2 квартал и так же проходим по всем флипчартам.
Задача: внимательно проанализировать стикеры на «линии времени» в разрезах кварталов и заполнить все флипчарты.
Теперь бэклог (список улучшений, предстоящих в новом году).
В бэклогна год,идут все пункты из флипчартов: Что мы должны сделать по-другому в следующем году? Что нас по-прежнему озадачивает?
Что мы должны обсудить более подробно? Что мы должны сделать по-другому в следующем году?
Если хватит времени, попросите команду написать ответственных за выполнение, предстоящих в новом году задач и сроки выполнения.
Во время ретроспективы, обязательно делайте перерывы каждые полтора часа. Работа команды напряженная, дайте возможность мозгу отдыхать.
Завершение.
Годовая ретроспектива это масштабное и важное событие. В конце мероприятия попросите каждого участника оценить от 1 до 10 - насколько это было полезно лично ему и что самого ценного было за этот день.
В конце года после ретро мы рекомендуем фуршет, нужно отпраздновать итоги года. Если ретро в начале года, мы рекомендуем заказать пиццу и вместе отпраздновать начало года! Это будет отличным стартом!
Не забудьте сделать общую фотографию и от лица ведущего поблагодарить участников за открытость, смелость и принятые обязательства на следующий год.
Успехов и отличной вам ретроспективы!
